Beherrscht Eure Tools!

To Whom It May Concern

Ich muss mir heute einmal ein wenig Frust von der Seele schreiben – Frust darüber, dass so viele Menschen die Tools, mit denen sie täglich arbeiten, in einem so geringen Umfang beherrschen. Und mit Tools meine ich Software.

Von Browser- und Mail-Anwendungen über Office-Programme wie Word und Excel bis hin zu Plattformen für die Zusammenarbeit im Team (Jira/Confluence, Basecamp usw.):

Immer wieder wird die eigene Arbeit – folgenreicher: die Zusammenarbeit im Team – durch fehlende Tool-Beherrschung ineffizient, wird Zeit verschwendet, die anders hätte viel sinnvoller genutzt werden können. Interessanterweise beobachte ich dies häufig auch bei ausgemachten IT-Experten : Die Spezialanwendungen werden beherrscht – der Rest: Na ja.

  • Beispiel Excel:
    • Mehrstufige Summationen mit Zwischenergebnissen werden umständlich über eine manuelle Addition gelöst anstatt mit Teilergebnis-Formeln zu arbeiten
    • Große Listen werden umständlich ausgewertet und schon bei der Anlage der   Tabellen Möglichkeiten zur Beschränkung zulässiger Werte, zur Vermeidung von Doppeleingaben etc. nicht genutzt.
    • Matrixfunktionen? Was sind das?
    • Eine Listen/Tabelle jagt die andere – Informationen (besser: Daten) werden über mehr oder weniger hilflos über immer neue Listen/Tabellen verstreut, redundant erfasst, Konsistenz Fehlanzeige.
  • Beispiel Confluence:
    • Das Wiki wird eingeführt (häufig in Verbindung mit der Einführung agiler Methoden) und im nächsten Schritt wird das System lediglich als Ablageort für Dateianhänge genutzt.
    • Berichtsformen verändern sich nicht – an den Auftraggeber, das Steering-Comittee  etc. gehen nach wie vor die „bewährten“ Powerpoint-Charts. Confluence ist einer Führungskraft ja nicht zuzumuten?! – Ok, das mag dann eher ein Kulturthema sein und sollte vielleicht in einem eigenen Beitrag aufgearbeitet werden.
    • Protokolle, Konzepte etc. werden nach wie vor in Word geschrieben, weil Confluence ja so wenige Möglichkeiten bietet?!
  • Beispiel Jira
    • … hier höre ich nun lieber auf 😉

Die Liste ließe sich leicht weiterführen.

Das Resultat: Zeitverlust, Fehler, Frust und nicht zuletzt Stress.

Auf der anderen Seite höre ich regelmäßig ein Wehklagen über die massive Arbeitsbelastung – zu viel ist in kurzer Zeit zu erledigen, die Arbeit ist kaum zu schaffen.

Womit wir beim Titel dieses Blogbeitrags angelangt wären:

Beherrscht Eure Tools, denn sie helfen Euch, Euren Job in weniger Zeit, in besserer Qualität und mit deutlich mehr Spaß zu erledigen.

Dabei geht es nicht darum, jede Funktion eines Programms zu kennen. Es geht darum,

  • die „Philosophie“ der eingesetzten Tools zu verstehen,
  • Möglichkeiten und Grenzen der Tools zu kennen,
  • gezielt wesentliche Schlüsseltechniken zu erlernen,
  • Lösungsmuster zu sichern, um sie bei Bedarf schnell anpassen zu können und
  • zu wissen, wie ich die Lösung eines für mich neuen Themas mit dem entsprechenden Tool grundsätzlich angehen könnte (den Rest gibt’s dann meist gut erklärt im Internet nachzulesen).

Als ich vor 23 Jahren begann, meine Diplomarbeit zu schreiben, habe ich mir zuallererst ein Template für mein Textverarbeitungsprogramm geschaffen, in das ich direkt hinein dokumentieren konnte. Von der ersten bis zur letzten Zeile habe ich dann mit diesem Template gearbeitet – um Layout, Verzeichnisse, Formate musste ich mich fortan nicht mehr kümmern. Das hat schon 1993/1994 funktioniert.

Ergebnis: Ich habe meine Diplomarbeit eine Woche vor Ultimo abgegeben und während der Diplomarbeitszeit noch eine Woche Urlaub ohne schlechtes Gewissen gemacht. „Geiler Scheiß“ nennt man das heute, glaube ich.

Seitdem steht für mich das Thema Toolbeherrschung für mich ganz weit vorn. Es hat der Effizienz und(!) der Effektivität meiner Arbeit gut getan – sehr gut sogar. Und was noch viel wichtiger ist:

Es steigert den Spaß an der Arbeit! 🙂 

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