Beherrscht Eure Tools!

To Whom It May Concern

Ich muss mir heute einmal ein wenig Frust von der Seele schreiben – Frust dar√ľber, dass so viele Menschen die¬†Tools, mit denen sie t√§glich arbeiten, in einem so geringen Umfang beherrschen. Und mit Tools¬†meine ich Software.

Von¬†Browser-¬†und¬†Mail-Anwendungen¬†√ľber¬†Office-Programme wie Word und¬†Excel bis hin zu¬†Plattformen f√ľr die Zusammenarbeit im Team (Jira/Confluence, Basecamp usw.):

Immer wieder wird die eigene Arbeit¬†–¬†folgenreicher: die Zusammenarbeit im Team – durch fehlende Tool-Beherrschung ineffizient, wird Zeit verschwendet, die anders h√§tte viel sinnvoller genutzt werden k√∂nnen. Interessanterweise¬†beobachte ich¬†dies h√§ufig auch¬†bei¬†ausgemachten IT-Experten : Die Spezialanwendungen werden beherrscht – der Rest: Na ja.

  • Beispiel Excel:
    • Mehrstufige Summationen mit Zwischenergebnissen werden umst√§ndlich √ľber eine manuelle Addition gel√∂st anstatt mit Teilergebnis-Formeln zu arbeiten
    • Gro√üe Listen werden umst√§ndlich ausgewertet und schon bei der Anlage der¬†¬† Tabellen M√∂glichkeiten¬†zur Beschr√§nkung zul√§ssiger Werte, zur Vermeidung von Doppeleingaben etc. nicht genutzt.
    • Matrixfunktionen? Was sind¬†das?
    • Eine Listen/Tabelle jagt die andere – Informationen (besser: Daten) werden √ľber mehr oder weniger hilflos √ľber immer neue Listen/Tabellen¬†verstreut, redundant erfasst, Konsistenz Fehlanzeige.
  • Beispiel Confluence:
    • Das Wiki wird eingef√ľhrt (h√§ufig in Verbindung mit der Einf√ľhrung agiler Methoden)¬†und im n√§chsten Schritt wird das System lediglich als Ablageort f√ľr Dateianh√§nge genutzt.
    • Berichtsformen ver√§ndern sich nicht – an den Auftraggeber, das Steering-Comittee ¬†etc. gehen nach wie vor die „bew√§hrten“ Powerpoint-Charts. Confluence ist einer F√ľhrungskraft ja nicht zuzumuten?! – Ok, das mag dann eher ein Kulturthema sein und sollte vielleicht in einem eigenen Beitrag aufgearbeitet werden.
    • Protokolle, Konzepte etc. werden nach wie vor in Word geschrieben, weil Confluence ja so wenige M√∂glichkeiten bietet?!
  • Beispiel Jira
    • … hier h√∂re ich nun lieber auf ūüėČ

Die Liste lie√üe sich leicht weiterf√ľhren.

Das Resultat: Zeitverlust, Fehler, Frust und nicht zuletzt Stress.

Auf der anderen Seite h√∂re ich regelm√§√üig ein Wehklagen √ľber die massive Arbeitsbelastung –¬†zu viel ist in kurzer Zeit zu erledigen,¬†die Arbeit ist kaum zu schaffen.

Womit wir beim Titel dieses Blogbeitrags angelangt wären:

Beherrscht Eure Tools, denn sie helfen Euch, Euren Job in weniger Zeit, in besserer Qualität und mit deutlich mehr Spaß zu erledigen.

Dabei geht es nicht darum, jede Funktion eines Programms zu kennen. Es geht darum,

  • die „Philosophie“ der eingesetzten Tools¬†zu verstehen,
  • M√∂glichkeiten und Grenzen der Tools zu kennen,
  • gezielt wesentliche Schl√ľsseltechniken zu erlernen,
  • L√∂sungsmuster¬†zu sichern, um sie bei Bedarf schnell anpassen zu k√∂nnen und
  • zu wissen, wie ich die L√∂sung eines¬†f√ľr mich neuen¬†Themas mit dem entsprechenden Tool grunds√§tzlich angehen k√∂nnte¬†(den Rest gibt’s dann meist gut erkl√§rt im Internet nachzulesen).

Als ich vor 23¬†Jahren begann, meine Diplomarbeit zu schreiben, habe ich mir zuallererst ein Template f√ľr mein Textverarbeitungsprogramm geschaffen, in das ich direkt hinein¬†dokumentieren konnte. Von der ersten bis zur letzten Zeile habe ich dann mit diesem Template gearbeitet – um Layout, Verzeichnisse, Formate musste ich mich fortan nicht mehr k√ľmmern. Das hat schon 1993/1994 funktioniert.

Ergebnis: Ich habe¬†meine¬†Diplomarbeit eine Woche vor Ultimo abgegeben und w√§hrend der Diplomarbeitszeit noch¬†eine Woche Urlaub ohne schlechtes Gewissen gemacht. „Geiler Schei√ü“ nennt man¬†das heute, glaube ich.

Seitdem steht f√ľr mich das Thema Toolbeherrschung f√ľr mich ganz weit vorn. Es hat der¬†Effizienz¬†und(!) der Effektivit√§t¬†meiner Arbeit gut getan – sehr gut sogar.¬†Und was noch viel wichtiger ist:

Es steigert den Spa√ü an der Arbeit!¬†ūüôā¬†

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