Von Aufgaben und Projekten: Welche Software für mich, welche für mein Team, welche für uns?

Intro

Bevor ich mich weiter über Aspekte der Selbstorganisation und das Team- und/oder Projektmanagement auslasse, hier ein kleiner Überblick über Softwarelösungen, mit denen ich Erfahrungen gesammelt habe – zu denen ich mir eine Meinung bilden konnt.

Ich habe hier nicht den Anspruch, Testergebnisse nach welchen Kriterien auch immer zu präsentieren, sondern werde schlichtweg einige Erfahrungen aus meiner Arbeit und meinen Projekten zusammenfassen.

Das Ganze gliedere ich für mich nach drei Bereichen:

  • Software für die Selbstorganisation (Fokus: Aufgaben und deren Verfolgung)
  • Software für die Zusammenarbeit im Team (Fokus: Aufgaben und deren Verfolgung, Kommunikation)
  • Projektabwicklung (Aufgaben und deren Verfolgung, Kommunikation, Dokumente/Dokumentation)

Ich verzichte ganz bewusst darauf, den Begriff Projektmanagement-Software in die Hand zu nehmen, verbinden doch viele Menschen und leider auch Führungskräfte damit immer noch klassische Netzpläne, GANTT-Diagramme usw. als vermeintlich unabdingbares Instrument des Projektmanagements. Ein Thema mit Buchpotenzial – das ich bestimmt noch einmal aufgreifen werde – aber nicht in diesem Beitrag.

Auch auf das Thema Datensicherheit und Datenschutz gehe ich nicht weiter ein. Dies ist immer eine individuelle Risikoabwägung. Alle vorgestellten Produkte haben meines Wissens große Unternehmen als Kunden, so dass ich eine gewisse Sicherheit unterstelle. Alles, was darüber hinausgeht, erfordert meines Erachtens eine grundlegende Betrachtung.

Übrigens: Alle Produkte bewegen sich in Preisregionen, die bezahlbar sind – ich werde auf solche Aspekte nicht eingehen 🙂

Kommen wir als zu den oben genannten Bereichen und den Softwareprodukten.

Software für das Selbstmanagement

Funktionale Anforderungen, die diese Software-Gattung für mich erfüllen muss:

  • Einfache und schnelle Erfassungsmöglichkeit für Aufgaben
  • Ggff. Zerlegung von Aufgaben in Teilaufgaben
  • Strukturierung von Aufgaben nach verschiedenen Kriterien (Projekte, Listen Kontexte, Prioritäten)
  • Einfache Durchsicht aller Aufgaben
  • Einbinden von Objekten (Dokumente, Bilder etc.)
  • Auswertungen
  • Nahtlose E-Mail-, Kalender- und Browser-Integration

Darüber hinaus für mich unabdingbar sind …

  • ein exzellent strukturiertes User-Interface (einfach, selbsterklärend),
  • eine hervorragende Systemintegration (anwendungsübergreifend in Kontextmenüs etc.)
  • eine Verfügbarkeit auf allen gängigen Plattformen/Devices, also Smartphone, Tablet, Notebook/PC,
  • und eine nahtlose, zuverlässige Datenbank-Synchronisation über alle Plattformen.

Microsoft Outlook (Exchange-Server)

Outlook ist vielleicht das älteste Werkzeug, das die Selbstorganisation unterstützt. Die integrierte Mail-, Kalender- und Aufgabenfunktionalität sollte nicht unterschätzt werden. Ein gut konfigurierter Outlook-Client ermöglicht und unterstützt bereits eine Menge meiner Anforderungen, die ich oben aufgeführt habe – viele Jahre habe ich mich mangels Alternativen bzw. mangels Kenntnis guter Alternativen auf Outlook verlassen.

An einer Reihe von Punkten ist mir Outlook aber definitiv zu inflexibel. Dies betrifft meine Erwartungshaltung an einfache und schnelle Erfassungsmöglichkeit von Aufgaben und  deren Strukturierung genauso, wie die Verfügbarkeit eines einfachen Interfaces auf allen Plattformen – mit Microsoft auf mobilen Devices bin ich „nie warm geworden“. Vielleicht wollte ich es auch nicht.

Omnifocus

Omnifocus ist für mich der Urahn aller „Getting Things Done (GTD“-Implementierungen. Kein mir bekanntes Softwareprodukt setzt die GTD-Methodik so konsequent um, wie es Omnifocus macht:

Von Projekten über Kontexte bis hin zu Reviews sind i.m.h.o. alle GTD-Aspekte  implementiert. Darüber hinaus empfinde ich die Betriebssystemintegration als vorbildlich – Egal, ob E-Mail, Kalender, Browser oder weitere Anwendungen: Von überall können Inhalte ausgewählt und daraus Aufgaben erstellt werden.

Ein wesentlicher Nachteil: Omnifocus ist eine Produktentwicklung für die Apple-Plattformen, andere Betriebssysteme werden nicht unterstützt.

Dennoch habe ich mich von Omniokus verabschiedet – bzw. verabschiede ich mich gerade: Omnifocus ist konsequent auf die Selbstorganisation abgestellt (Outlook übrigens auch), das Produkt unterstützt keine Zusammenarbeit im Team.

Wenn ich aber beides haben möchte, Selbstorganisation und Zusammenarbeit im Team  auf einer Plattform, mit einem Softwareprodukt, dann scheidet Omnifocus aus – denn natürlich gibt es Produkte, die beide Aspekte gleichermaßen unterstützen, deshalb werde ich sie nicht hier, sondern im folgenden Kapitel vorstellen …

Software für das Selbstmanagement und Teamwork
(Fokus: Aufgaben und deren Verfolgung)

Für mich müssen auch diese Produkte die oben genannten Anforderungen erfüllen. Hinzu kommt ein wesentlicher Aspekt:

  • Unterstützung der Zusammenarbeit von Menschen (Teams) und damit verbunden:
  • Individuelle und Teamsichten auf Aufgaben.

Todoist und Wunderlist sind die beiden Vertreter dieser Gattung, auf die ich hier eingehen möchte.

Beide Produkte ähneln sich sehr, bieten funktional einen vergleichbaren Umfang (wobei Todoist an der ein oder anderen Stelle mehr Funktionalität bietet) und sind für die Selbstorganisation genauso wie für die Zusammenarbeit im Team nutzbar. Aufgaben werden über „Listen“ (Wunderlist) bzw. „Projekte“ (Todoist) organisiert, und genau diese Listen bzw. Projekte sind die Einheiten, die ich mit andern Nutzern teilen kann – oder auch nicht.

Unternehmenslizenzen mit zentraler Administration von Usern sind ebenfalls zu erwerben, so dass verschieden Interaktionsmodelle denkbar sind und in einer Software umgesetzt werden können (Zusammenarbeit wechselnder Teams im Unternehmen, Zusammenarbeit mit Externen, individuelle Listen).

Die oben beschriebenen Anforderungen werden von beiden Produkten hervorragend umgesetzt, der für mich wesentliche Unterschied zwischen Wunderlist und Todoist liegt in der Gestaltung des User Interface – Beide sind gelungen, Todoist hat für mich eine Benutzungsoberfläche, die ein wenig mehr Einarbeitung oder auch IT-Affinität verlangt, Wunderlist ist für mich in dieser Beziehung beispielhaft einfach. Einarbeitung = Null.

Deshalb ist für mich aktuell Wunderlist das Softwareprodukt meiner Wahl. Zuletzt eingeführt habe ich es – nein, bei keinem IT-affinen Haus, sondern: In einer Arztpraxis, in der administrative Aufgaben und Prozesse nun mit Hilfe von Wunderlist organisiert und sichergestellt werden – von Aufgaben des Kreditoren- und Debitorenmanagements über Qualitätsmanagement-Aufgaben bis hin zur Organisation des Praxisalltags (Kaffee, Toilettenpapier, Wäscheservice usw. wollen auch organisiert werden).

Update 2018: Die Weiterentwicklung von Wunderlist wurde inzwischen eingestellt.

Projektabwicklung (Aufgaben und deren Verfolgung, Kommunikation, Dokumente/Dokumentation)

Den dritten Teil der Softwareprodukte – Software für Projekte – werde ich in einem meiner nächsten Beiträge vorstellen. Dabei wird es insbesondere gehen um:

  • Grenzen von Todoist und Wunderlist
  • Basecamp
  • Asana
  • Trello und
  • Jira

– to be continued –

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