„Getting Things Done“ – Was hat es damit eigentlich auf sich?

Mein Blog ist erst wenige Tage alt und doch ist ein Begriff bereits mehrfach gefallen: David Allens „Getting things Done“ (GTD).

Was hat es damit auf sich – was ist so besonders daran, dass bei Eingabe des Suchbegriffs gleich hunderte Seiten gefunden werden und anscheinend eine Menge Menschen Geld damit verdienen, diese Methode – oder Ă€hnliche Konzepte – an den Mann oder die Frau zu bringen?

GTD als Gelddruckmaschine fĂŒr Coaches und Berater? Oder doch ein Patentrezept fĂŒr das Selbstmanagement?

Wenn Ihr mich fragt: Von allem ein bisschen, aber sehr viel mehr als das – GTD ist ein wirklich sinnvoller Ansatz, das eigene Leben zu organisieren und Zeit fĂŒr die wesentlichen Dinge zu gewinnen – was wesentlich ist, entscheiden dabei Sie – entscheidest dabei Du!

GTD, so wie ich die Methode verstehe, basiert auf einigen wenigen Grundprinzipien, die den Alltag vereinfachen und Zeit fĂŒr das Wesentliche zu gewinnen. Was macht also die Methode aus – eine kurze Zusammenfassung des logischen Ansatzes von GTD:

  1. Mache den Kopf frei, indem Du alles, was zu tun ist aufschreibst.
    Dann musst Du auch nicht stĂ€ndig daran denken, denn das kostet KapazitĂ€t und verursacht Stress, denn meistens schießen einem die Dinge genau dann in den Kopf, wenn man es so gar nicht gebrauchen kann.
  2. Lege den Fokus auf das Handeln, nicht das Verwalten von Aufgaben oder Informationen. Konzentriere Dich dabei auf den jeweils nÀchsten Schritt und definiere das erwartete Ergebnis.
  3. ÜberprĂŒfe periodisch alle offenen Punkt und halte Sie diese Übersicht aktuell.

Das war’s eigentlich schon. Eigentlich. Funktionieren kann es natĂŒrlich nur, wenn ich das Ganze umsetzen kann: Logisch, einfach, zuverlĂ€ssig und natĂŒrlich außerhalb meines Gehirns – denn das will ich ja gerade von solchen Lasten befreien.

Genau damit beschĂ€ftigt sich David Allen und hat dafĂŒr eine Methodik mit 5 Kernelementen definiert:

  • Capture
    Sammle alle relevanten Informationen
  • Clarify
    Sortiere diese Informationen – leite Maßnahmen ab, sichere Archivierungswertes, lösche Irrelevantes
  • Organize
    Organisiere das, was zu tun ist – Termine und Aufgaben(-listen) sind dabei wesentliche Organisationsmerkmale.
    GTD kennt darĂŒber hinaus noch Projekte, dabei handelt es sich im Prinzip aber auch nur um Aufgaben – und zwar um solche, die sich in mehrere (Teil-)Aufgaben gliedern.
    Das wichtigere Element sind aber die sogenannten Kontexte. Kontexte beschreiben notwendige Ressourcen, die zur Erledigung von Aufgaben notwendig sind.
    Mit anderen Worten: Ich habe eine Termin- und Projekt-unabhĂ€ngige Sicht auf das was zu tun ist und kann auf diese Weise abhĂ€ngig von zur VerfĂŒgung stehenden Ressourcen Aufgaben auswĂ€hlen und erledigen.
  • Reflect
    NatĂŒrlich funktioniert ein System nur mit regelmĂ€ĂŸiger ÜberprĂŒfung. Nur so bleibt es zuverlĂ€ssig und entlastet meinen Kopf. Mindestens einmal pro Woche ĂŒberprĂŒfe ich den Status meiner Aufgabenlisten und Projekte.
  • Engage
    Engage beschreibt schlussendlich die Aktionsphase – die Sicherstellung von Terminen und das Abarbeiten von Aufgaben. Hier nun macht GTD einen wesentlichen Unterschied zum klassischen Vorgehen: Nicht die PrioritĂ€t aller offenen Aufgaben bestimmt mein Handeln, sondern das Machbare. In GTD-Sprache heißt das:

    1. In welchem Kontext befinde ich mich?
    2. Was ist meine verfĂŒgbare Zeit?
    3. Was ist meine verfĂŒgbare Energie?
    4. Welche PrioritĂ€ten sind zu berĂŒcksichtigen?

Was auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheint, macht bei nĂ€herer Betrachtung durchaus Sinn: Warum Zeit verschwenden auf die Erledigung von Aufgaben, fĂŒr die mir keine Ressourcen zur VerfĂŒgung stehen? Anstatt also primĂ€r PrioritĂ€ten-orientiert zu arbeiten, organisiere ich meine Arbeit kontextabhĂ€ngig – anders gesprochen: Strukturiert-situatives Agieren tritt an die Stelle einer rein PrioritĂ€t-orientieren Arbeitsweise.

So, ich hoffe, das war ein wenig hilfreich – ich werde noch hĂ€ufiger auf GTD zu sprechen kommen. Nicht nur im Kontext Selbstorganisation und Micro-Management – auch fĂŒr die Zusammenarbeit im Team, sei es in Projekten oder im Unternehmen beinhaltet GTD sehr interessante AnsĂ€tze. Das entsprechende Buch kann ich jedem nur ans Herz legen.

Kommentar verfassen