„Getting Things Done“ – Was hat es damit eigentlich auf sich?

Mein Blog ist erst wenige Tage alt und doch ist ein Begriff bereits mehrfach gefallen: David Allens „Getting things Done“ (GTD).

Was hat es damit auf sich – was ist so besonders daran, dass bei Eingabe des Suchbegriffs gleich hunderte Seiten gefunden werden und anscheinend eine Menge Menschen Geld damit verdienen, diese Methode – oder ähnliche Konzepte – an den Mann oder die Frau zu bringen?

GTD als Gelddruckmaschine für Coaches und Berater? Oder doch ein Patentrezept für das Selbstmanagement?

Wenn Ihr mich fragt: Von allem ein bisschen, aber sehr viel mehr als das – GTD ist ein wirklich sinnvoller Ansatz, das eigene Leben zu organisieren und Zeit für die wesentlichen Dinge zu gewinnen – was wesentlich ist, entscheiden dabei Sie – entscheidest dabei Du!

GTD, so wie ich die Methode verstehe, basiert auf einigen wenigen Grundprinzipien, die den Alltag vereinfachen und Zeit für das Wesentliche zu gewinnen. Was macht also die Methode aus – eine kurze Zusammenfassung des logischen Ansatzes von GTD:

  1. Mache den Kopf frei, indem Du alles, was zu tun ist aufschreibst.
    Dann musst Du auch nicht ständig daran denken, denn das kostet Kapazität und verursacht Stress, denn meistens schießen einem die Dinge genau dann in den Kopf, wenn man es so gar nicht gebrauchen kann.
  2. Lege den Fokus auf das Handeln, nicht das Verwalten von Aufgaben oder Informationen. Konzentriere Dich dabei auf den jeweils nächsten Schritt und definiere das erwartete Ergebnis.
  3. Überprüfe periodisch alle offenen Punkt und halte Sie diese Übersicht aktuell.

Das war’s eigentlich schon. Eigentlich. Funktionieren kann es natürlich nur, wenn ich das Ganze umsetzen kann: Logisch, einfach, zuverlässig und natürlich außerhalb meines Gehirns – denn das will ich ja gerade von solchen Lasten befreien.

Genau damit beschäftigt sich David Allen und hat dafür eine Methodik mit 5 Kernelementen definiert:

  • Capture
    Sammle alle relevanten Informationen
  • Clarify
    Sortiere diese Informationen – leite Maßnahmen ab, sichere Archivierungswertes, lösche Irrelevantes
  • Organize
    Organisiere das, was zu tun ist – Termine und Aufgaben(-listen) sind dabei wesentliche Organisationsmerkmale.
    GTD kennt darüber hinaus noch Projekte, dabei handelt es sich im Prinzip aber auch nur um Aufgaben – und zwar um solche, die sich in mehrere (Teil-)Aufgaben gliedern.
    Das wichtigere Element sind aber die sogenannten Kontexte. Kontexte beschreiben notwendige Ressourcen, die zur Erledigung von Aufgaben notwendig sind.
    Mit anderen Worten: Ich habe eine Termin- und Projekt-unabhängige Sicht auf das was zu tun ist und kann auf diese Weise abhängig von zur Verfügung stehenden Ressourcen Aufgaben auswählen und erledigen.
  • Reflect
    Natürlich funktioniert ein System nur mit regelmäßiger Überprüfung. Nur so bleibt es zuverlässig und entlastet meinen Kopf. Mindestens einmal pro Woche überprüfe ich den Status meiner Aufgabenlisten und Projekte.
  • Engage
    Engage beschreibt schlussendlich die Aktionsphase – die Sicherstellung von Terminen und das Abarbeiten von Aufgaben. Hier nun macht GTD einen wesentlichen Unterschied zum klassischen Vorgehen: Nicht die Priorität aller offenen Aufgaben bestimmt mein Handeln, sondern das Machbare. In GTD-Sprache heißt das:

    1. In welchem Kontext befinde ich mich?
    2. Was ist meine verfügbare Zeit?
    3. Was ist meine verfügbare Energie?
    4. Welche Prioritäten sind zu berücksichtigen?

Was auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheint, macht bei näherer Betrachtung durchaus Sinn: Warum Zeit verschwenden auf die Erledigung von Aufgaben, für die mir keine Ressourcen zur Verfügung stehen? Anstatt also primär Prioritäten-orientiert zu arbeiten, organisiere ich meine Arbeit kontextabhängig – anders gesprochen: Strukturiert-situatives Agieren tritt an die Stelle einer rein Priorität-orientieren Arbeitsweise.

So, ich hoffe, das war ein wenig hilfreich – ich werde noch häufiger auf GTD zu sprechen kommen. Nicht nur im Kontext Selbstorganisation und Micro-Management – auch für die Zusammenarbeit im Team, sei es in Projekten oder im Unternehmen beinhaltet GTD sehr interessante Ansätze. Das entsprechende Buch kann ich jedem nur ans Herz legen.

Kommentar verfassen