Zero Inbox oder wie beherrsche ich die Nachrichtenflut

Selbstorganisation oder Micro-Management (2):
Selbstbestimmtes Agieren statt fremdgesteuertem Reagieren

Eingehende Mails, WhatsApp-Nachrichten, Facebook-Neuigkeiten usw. (die Liste lässt sic beliebig fortsetzen) gehen im Minuten-, teilweise Sekundentakt ein:

Das Smartphone fordert ständige Aufmerksamkeit, vibriert auf dem Tisch oder in der Hosentasche, permanent poppen E-Mail-Benachrichtigungen auf, die Arbeit gleicht einem Wettlauf gegen die Zeit. An konzentriertes Arbeiten ist kaum zu denken (das gilt übrigens für den Vorstand gleichermaßen wie die Studentin oder den Schüler auf der Schulbank).

Die entscheidende Maßnahme ist so trivial wie – zumindest in den ersten 1-2 Wochen – schwierig durchzuhalten:

Nicht die eingehende Nachricht bestimmt mich, sondern ich bestimme, wann, wo und welche ich Nachrichten lese – und ggf. beantworte.

Heißt konkret:

  • Eingangsbenachrichtigungen für Mails, Nachrichten etc. werden auf grds. allen Geräten deaktiviert, so dass diese Systeme nicht ständig meine Konzentration auf die eigentlichen Aufgaben unterbrechen.
    • Mindestens akustische und haptische Benachrichtigungen,
    • besser: auch PopUps
  • Wenn hochgradige Konzentration gefragt ist, schalten sie die Telefone auf lautlos

An diesem Punkt höre ich regelmäßig die Frage, wie man denn in solchen Fällen für bestimmte Menschen (z. B. die Familie) erreichbar bleibt. Die Antwort ist auch hier ganz einfach:  Entweder ich nutze hierfür einen separaten Kommunikationskanal (Beispiel: Threema statt WhatsApp oder ich nutze die „Nicht Stören“ Funktion des Smartphones – dort kann ich nämlich Ausnahmen festlegen).
Weiter gehts …

  • Ich minimiere die Anzahl eingehender Nachrichten, soweit ich es aktiv steuern kann:
    • Minimierung von E-Mail-Notifications von XING, Facebook & Co. – welche Benachrichtigungen benötige ich wirklich?
    • Newsletter kündigen, sofern diese nicht unabdingbar sind
    • usw.
  • Ich differenziere eingehende Nachrichten nach Wichtigkeit:
    • Mails, die ich in cc erhalte, landen automatisch und ungelesen in einem separaten Ordner (in Kopie heißt: Ich muss zunächst einmal nichts tun, es wird keine Aktion von mir erwartet)
    • Ebenso Update-Notifications von Drittsystemen wie Jira/Confluence, Basecamp, Wunderlist, Troll, GitHub und Co. (einige dieser Anwendungen werden noch in späteren Posts zur Sprache kommen)
  • Ich lese alle Nachrichten und und bearbeite diese konsequent nach wenigen, aber klar definierten Regeln:
    • Was sich in 1-2 Minuten beantworten oder abarbeiten lässt, wird sofort erledigt.
    • Was sich nicht sofort erledigen lässt, wird als Aufgabe terminiert und abgelegt.
    • Ausnahme: Persönliche Angelegenheiten – diese dulden manchmal keinen Aufschub.
  • Ich plane konkrete Zeiten zum Lesen und zum Abarbeiten dieser „Post“ und halte mich konsequent an diese Zeiten (der zugegebenermaßen schwierigste Teil):
    Morgens – mittags – abends jeweils eine konzentrierte Phase für die Bearbeitung von Nachrichten und diese Zeiten werden als fester Termin in den Tagesablauf eingeplant.

Das Ziel: Mein Maileingang ist am Ende des Tages leer. Ja. leer! Zero Inbox – so ässt sich das Prinzip auch bezeichnen.

Wie schreibt es Jocelyn K. Glei so schön in ihrem Blog: Productivity is no longer about keeping up, or keeping busy, or having it all. It’s about being deliberate and being focused. It’s about spending more time deciding and less time doing. It’s about getting really clear on what matters to you and letting the rest go.“

Einfach mal ausprobieren – und durchhalten 🙂 Allein diese Maßnahme schafft Freiräume!

Und wer ganz viel Mut hat, thematisiert das auch mal bei seinen Kindern  – WhatsApp, SnapChat, Instagram & Co. lassen grüßen 😉

– to be continued –

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